Les 9 mentions obligatoires d'une facture (avec et sans TVA)
Pour l’édition de vos factures, il est tout à fait possible de vous passer d’un logiciel de comptabilité, seulement, vous ne pourrez-vous affranchir des mentions obligatoires à mentionner sur votre facture.
En cas de défaut, les conséquences ne sont pas légères :
Cela pourrait, par-exemple, vous causer des difficultés pour réclamer votre dû en cas de non paiement. Si vous rencontrez quelques difficultés sur ce sujet, cet article : Que faire face à un impayé ?
Mais aussi :
Une amende fiscale de 15€ par mention manquante ou inexacte pour chaque facture émise, plafonnée au 1/4 de son montant
Une amende 75 000€ pour une personne physique (375 000€ pour une personne morale, une entreprise donc). Cette amende peut être doublée en cas de défaut constatée de facturation, factures de complaisance ou fictives.
Sommaire
Sommaire
Que faire quand on ne dispose pas d’un logiciel de comptabilité ?
Est-ce qu’une facture est obligatoire ?
Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?
Quelles mentions pour une facture sans TVA ?
Comment fonctionne le duplicata de facture ?
Qu'est-ce que c'est une facture pro forma ?
Que faire quand on ne dispose pas d'un logiciel de comptabilité ?
Il n’y a pas obligation pour vous de vous doter d’un logiciel de comptabilité. À titre personnel, aux débuts de You Work Here, lors de la phase de commercialisation de mon offre de réseau d’affaires et pour mes premiers clients, j’ai utilisé un modèle Word.
Oui, je le répète, pour l’émission de facture, un document Word ou Excel peut faire l’affaire. Voire notre modèle plus bas.
En revanche, vous devrez conserver toutes vos factures émises. Cette conservation est d’un délai de 10 ans pour les entreprises. La conservation peut se faire sous format électronique sur lequel la facture a été mise.
Mon conseil :
Si vous proposez très peu de référence, un document Word peut faire l’affaire. En cas contraire, par-exemple, un e-commercant, un document Excel me parait plus pratique.
Si vous songez à prendre les services d’un expert-comptable, sachez qu’un certain nombre inclut au sein de leurs offres un logiciel de comptabilité. Pensez à intégrer ce critère lors de votre sélection.
Et, aussi, quel que soit le support utilisé, votre facture devra mentionner un certain nombre d’informations. D’où la liste ci-dessous des mentions obligatoires à faire figurer sur celle-ci.
Est-ce qu'une facture est obligatoire ?
L’administration française, sur son site internet, nous dit que la facture est obligatoire dans les cas suivants :
Prestation de services ou de vente de marchandise entre professionnels (BtoB donc)
Toute prestation de services d’un montant supérieur à 25€ (TVA compris) effectuée à destination d’un particulier (BtoC donc)
Toute activité de production, de distribution ou de services par des personnes publiques pour leur achat propre et pour leur clientèle professionnelle
Ventes à distance, à savoir les échanges entre les états de l’union européenne pour lesquels l’acquéreur est un particulier
Livraisons aux enchères publiques de bines d’occasions, d’oeuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité
Lorsque le client particulier demande une note
Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?
La date de la facture
Attention, il s’agit de la date d’émission (ou d’édition) et non de la date où la prestation a eu lieu.
Le numéro de la facture. Il doit être unique pour chaque facture. Toutes vos factures doivent se suivre de manière chronologique et « sans trou » (une facture ne pouvant être supprimée).
Exemple : la première facture pour You Work Here pourrait être YWH2021-001. La suivante YWH2021-002. Et ainsi de suite.
La date de livraison ou de production de la prestation.
Dit autrement : quand le client a été servi par vos soins.
L’identité du vendeur ou du prestataire
Il faudra être vigilant sur cette partie car celle-ci devra contenir les éléments suivants : dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel), adresse du siège social, adresse de facturation (si différente), numéro de SIREN ou Siret, code NAF, forme juridique et capital social (pour les sociétés), numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans).
L’identité de l’acheteur ou du client
Dénomination sociale (ou nom pour un particulier), adresse du client, adresse de facturation si différente, adresse de livraison.
Note : depuis l’ordonnance n°2019-359 du 24 avril 2019, relative à la transparence, aux pratiques restrictives de concurrence et autres pratiques prohibées, doit figurer obligatoirement l’adresse de facturation dans le cas où elle est différente de celle de livraison pour le fournisseur et pour le client.
Conseil : pour ne pas perdre de temps, je vous invite à demander ces informations au plus tôt à votre client.
Numéro de bon de commande
Si et seulement si ce dernier a été établi par l’acheteur ou le client. Vous trouverez souvent ce genre de scénario, si vous travaillez avec des grands groupes ou des administrations.
Numéro d’identification de TVA
Des deux parties, à savoir du vendeur (c’est-à-dire vous) et du client professionnel (si et seulement si ce dernier est redevable de la TVA).
Bon à savoir : obligatoires seulement pour les factures dont la mention hors taxes est supérieure à 150€.
La désignation (ou nom) et la quantité des produits et services rendus
Nature, marque, référence des produits. Matériaux fournis et main d’œuvre pour les prestations de services.
Dénomination la plus précise possible, quantité, prix unitaire hors taxes, TVA (attention, elle peut varier), et toutes autres remises convenues ou geste commercial.
Le prix catalogue
Ou ce que j’appelle à titre personnel le « prix public »
Ce dernier doit être affiché hors taxes des produits ou des prestations vendus
Somme totale due et surtout le TTC relatif au paiement
Sur ce chapitre, je vous inviterai à toujours joindre votre RIB au sein de votre facture. Votre client gagnera ainsi un précieux temps au moment de votre règlement si celui-ci se fait par virement.
Les conditions de paiements
La date ou délai de paiement, mais aussi les conditions de paiement (virement, prélèvement, etc.).
Les taux de pénalités en cas de non-paiement indiqué sur la facture et le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard (40€TTC).
Quelles mentions pour une facture sans TVA ?
Si vous êtes sous le régime auto-entrepreneur (ex micro-entrepreneur ou micro-entreprise), vous bénéficiez d’une franchise de TVA. Vous devez alors préciser sur vos factures la mention suivante : « TVA non applicable, article 293B du CGI »
C’est-à-dire que vous ne facturez pas la TVA (mais qu’aussi vous ne pouvez la récupérer lors de vos achats).
Pour en savoir plus sur ce sujet des seuils à ne pas dépasser en tant qu’auto-entrepreneur, cet article que je vous invite à lire : Quels sont les plafonds du chiffre d’affaires des auto-entrepreneurs à ne pas dépasser ?
Comment fonctionne le duplicata de facture ?
Les factures sont indispensables dans la vie comptable d’une entreprise. Dans l’hypothèse d’une perte de celle-ci par votre client, vous avez l’obligation de lui fournir une copie. C’est ici que le duplicata entre en scène.
Le duplicata est une copie de la facture originale. À ceci près, que celle-ci devra être dénommée “duplicata de facture”, être certifié “conforme à l’original” et comporté la mention suivante : “copie délivrée à la demande de l’acheteur”
Qu'est-ce que c'est une facture pro forma ?
Du latin, « Pro forma » signifie « pour la forme ». Il ne s’agit pas d’une facture au sens légal. Il faut davantage la considérer comme un « brouillon » ou du devis.
Utilisée comme une «facture provisoire», ce type de document sert à présenter un début d’offre.
Par-exemple, il peut vous l’être demandé par votre interlocuteur afin de préparer un budget.
Modèle de facture gratuit à télécharger
FAQ
Votre donneur d'ordre vous a envoyé un bon de commande pour des prestations effectuées mais la désignation de celles-ci ne correspond pas à la réalité.
Est-ce légal de ne pas noter ce qui a réellement été effectué ?
Réponse : Non, ce n'est pas légal. Vous pouvez ne pas signer ce bon de commande et en demander un conforme à la réalité. Si vous le signez, vous y approuvez. Soyez vigilant.
Pour compléter cet article
Pour revenir au début de l’article sur les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture.
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