7 conseils à suivre pour votre recrutement de stagiaire
Parmi les étapes délicates dans la vie d’un entrepreneur, il y a celle de recruter un stagiaire. En effet, prendre un stagiaire c’est donner un nouveau visage à votre structure, vous donner aussi l’avantage de pouvoir déléguer. Mais c’est aussi endosser des responsabilités.
Le recrutement n’est pas une science exacte. Il y a cependant des écueils à éviter. Des process à mettre en place pour limiter les risques. Pour le dire autrement : il y a plus de chances que vous vous plantiez dans vos premiers recrutements que de réussir. Cependant, et c’est le point positif, vous apprendrez, avec le temps et les échecs, à réussir vos embauches. Pas trop le choix en même temps.
Les erreurs feront mal, seront pénibles mais elles seront d’autant de leçons pour l’avenir si vous savez tirer les bonnes conclusions de vos échecs.
Cependant, comme je l’indiquais plus haut, il est possible de prévenir les échecs. Ils ne sont donc pas une fatalité pour autant.
Ci-dessous la check-list pour vous donner toutes les chances de réussir votre recrutement de stagiaire. Indépendamment que vous ayez le statut de président, gérant de votre société ou que vous soyez auto-entrepreneur.
1er point - Soyez prévoyant
Prévoyez très en amont vos besoins. Par-exemple, ce n’est pas en janvier de vous dire qu’il faudrait avoir un stagiaire pour le mois suivant. Pris par le temps, vous risqueriez de choisir précipitamment un stagiaire et de le regretter… Au final, sur ce sujet, mieux vaut ne prendre personne qu’un mauvais collaborateur.
De plus, selon le profil souhaité, alternant, stagiaire, apprenti etc. la disponibilité ne sera pas la même. D’où l’importance d’étudier ce sujet très en amont.
2ème point - Lister correctement ses besoins
Dans cette phase de réflexion sur l’opportunité de prendre ou non un stagiaire, il vous faudra vous mettre au clair sur ce que vous souhaitez déléguer. Ce n’est pas quand le stagiaire sera là qu’il faudra vous demander quoi lui confier comme tâche.
Note : il va sans dire que les tâches que vous lui confierez seront parfaitement maîtrisés par vous-même. Si vous ne voyez pas l’intérêt, je vous invite à répondre à la question suivante : comment contrôler, si besoin, la bonne exécution de son travail si c’est un sujet que vous maîtrisez mal ?
3ème point - Prévoir un budget temps à lui consacrer
Au moins au début.
Je me permets de rappeler que prendre un stagiaire n’est pas tout à fait la même chose que prendre un collaborateur. Oui, dans les deux cas, il y a aura de la formation et une période de « on-boarding » (ou intégration) à prévoir mais celles-ci seront plus conséquentes avec un stagiaire. Et avec ce dernier, il vous faudra probablement partir de très loin.
Ainsi au démarrage, vous attendre à passer beaucoup de temps avec votre stagiaire.
4ème point - Formaliser par écrit ses actions
Ce point est fortement connecté à celui décrit plus haut.
Prenons un exemple. Supposons que vous ayez décidé de lui confier l’animation de vos réseaux sociaux (sur des médias sociaux comme Linkedin, Facebook ou encore Instagram). Certes, il faudra lui expliquer de vive voix mais il faudra bien aussi lui laisser un écrit avec tous les process (heures de publication, ton du post, etc.).
Ce document écrit lui permettra de « s’autonomiser » plus vite. Ainsi ce n’est pas au moment où vous l’aurez accueilli que vous commencerez la rédaction de ce « guide » mais juste après avoir établi les tâches que vous allez lui confier.
5ème point - Faire passer plusieurs entretiens
Surtout surtout ne vous contentez pas d’un seul et unique entretien.
Évitez aussi de le faire en fin de journée où l’attention moindre peut affecter votre capacité de jugement.
L’intérêt de faire passer plusieurs entretiens vous permettra de mieux connaître les candidats. De constater (ou pas) une constance dans leur façon de se présenter.
De plus, la multiplicité des entretiens permet de rééquilibrer les chances pour des candidats plus introvertis face à des profils extravertis.
Idéalement et si vous pouvez : ne faîtes pas cet entretien seul. Si vous avez un mentor, un associé etc. faîtes au moins une fois l’entretien à trois. L’intérêt : pendant que l’un pose des questions, l’autre peut alors prendre davantage le temps d’observer les réactions du candidat.
Et toujours si vous avez cette possibilité : que l’entretien se fasse aussi en aparté avec votre associé ou mentor. L’intérêt : le feeling ne se commandant pas et l’objectivité étant un exercice compliqué, plus vous aurez des regards différents sur votre candidat, mieux ce sera lors de la prise de décision.
Je vous invite fortement à tenir une grille de notation pour chaque candidat. Celle-ci vous permettra d’être plus rigoureux dans votre choix final. Je ne dis pas qu’il faut s’interdire d’avoir « un coup de cœur » mais il est bon de mesurer le plus finement et objectivement possible l’adéquation entre le candidat et vos attentes ainsi formalisées.
Sans grille de notation comment faire un choix sur la simple prise de notes ?
6ème point - Confiez un travail préparatoire
Alors l’idée est ici de les tester et uniquement de les tester. Pas d’avoir un travail gratuit.
À cet endroit pourra être jugé :
La capacité à rendre un travail aux délais convenus
La qualité de présentation
La bonne compréhension des consignes données (et leur respect)
À titre d’exemple, quand la question s’est posée pour moi, j’ai confié comme tâche la rédaction d’un mini article sur le sujet commercial. J’ai pu alors constater que la candidate avait un niveau très relatif en rédaction. Le sujet ici était de le savoir ; et de m’adapter en conséquence si je devais finalement procéder à son recrutement.
Moins informel, l’autre intérêt de confier un petit travail c’est aussi d’avoir un entr’aperçu de ce que pourraient être vos échanges. C’est une chose que de discuter lors d’un entretien de recrutement et cela en est une autre quand on est dans l’action.
7ème point - Jouer de la transparence
Si vous êtes entrepreneur dans l’âme, vous aurez à cœur de « vendre » votre boîte ; mais n’en faîtes pas trop non plus.
Surtout ne vendez pas du rêve car, autrement, vous, comme votre candidat, risquez de le regretter.
Ainsi soyez transparent sur votre société, vos valeurs et vos objectifs. Déjà, cela incitera votre candidat à faire de même, ce qui est une bonne chose pour prendre un avis éclairé au moment de prendre une décision, et, de plus, votre futur stagiaire viendra pour les bonnes raisons.
Si vous souhaitez maintenant passer aux choses sérieuses et démarrer les démarches, cet article : « Comment recruter un stagiaire/contrat de qualification/alternance ? »
Pour aller plus loin sur le sujet
Pour revenir au début de cet article sur les 7 conseils à suivre pour votre recrutement de stagiaire.
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